Com o advento do Sistema Público e
Escrituração Digital – e da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os velhos formulários
em papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo
antigo da Nota Fiscal, conhecido como 1 e 1A, precisava ser armazenado em
caixas, armários ou fichários. Já o novo documento veio para otimizar o
processo de organização, guarda e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que
facilita a recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que antes
ocupava espaços físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador.
Contudo, o que veio para simplificar a
vida dos contribuintes, ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais
questões que interferem em uma boa implantação da Nota
Fiscal Eletrônica, criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros,
são: a falta de entendimento da legislação em vigor, que sofre alterações
constantes, e a ausência da identificação da complexidade do assunto.
Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal
do meio físico para o digital não mudou em nada a necessidade de armazenar, de
forma segura, o documento, conforme a legislação vigente. Entretanto, muitos
empresários ainda ignoram que a Nota
Fiscal Eletrônica deve ser armazenada
obrigatoriamente, com segurança, pelo período de cinco anos. Além disso, vários
acabam guardando apenas as NF-es emitidas, se esquecendo que a legislação
obriga o armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus
fornecedores.
Outros, acostumados com a antiga nota
em papel, ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal
Eletrônica – Danfe. Como o próprio nome diz, o Danfe é um documento auxiliar. O
único documento com validade fiscal é o XML. É por meio dele que o governo tem
como saber, em tempo real, todos os detalhes do negócio.
Precisamos mudar o hábito de guardar o
papel e temos que nos acostumar a armazenar o arquivo digital. Além de guardar
as Notas por cinco anos, é aconselhável sempre verificar se o arquivo gerado é
válido, já que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal só é
assegurada por meio da assinatura digital, Tecnologia que garante a integridade
e autenticidade de arquivos eletrônicos.
Se a assinatura eletrônica não for
válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte
estará armazenando um documento inválido e, com certeza, sofrerá consequências.
Para o armazenamento das notas, muitas
empresas, principalmente as de pequeno porte, utilizam o software gratuito
disponibilizado pelo governo. Porém, esse procedimento não é adequado, uma vez
que essa ferramenta não dispõe de nenhum recurso seguro. É a velha história do
barato que sai caro.
Dessa forma, é aconselhável e
recomendável fazer umInvestimento financeiro. Com certeza, o valor desse
Investimento será recompensado pela segurança desejada. A perda de um arquivo
digital da Secretaria Estadual da Fazenda – Sefaz equivale ao extravio da via
do contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado é pouco!
Guarde as notas fiscais emitidas e
recebidas para evitar problemas com o Fisco.
Fonte: De León Comunicações
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